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2022-05

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公司档案归档和文书材料归档制度

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 公司档案归档和文书材料归档制度

 档案归档制度 为了将本公司档案完整齐全地收集、保管起来,建立起内容丰富,结构合理的室藏结构,更好地为单位业务工作和其他工作服务,制定本制度。

 第一章

 归档范围 凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料,均属归档之范围。

 1、上级机关制发的属于本公司主管业务需执行的文件、普发的非主管业务但需执行的法规性文件、上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本公司的重要讲话、指示等。

 2、本公司党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的各种载体的文件材料。

 3、同级单位和非隶属单位需要执行、业务或工作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的主要文件。

 4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规备案文件材料。

 5、本公司重要活动、重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。

 6、公司和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。

 第二章

 归档时间 需要归档的文件材料,一般按年度进行整理归档,即须在当年上半内,将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件材料,按照规定先由文书部门或业务部门收集齐全,整理装订,再移交档案部门进行规范排列和实施集中统一保管。

 对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件,如基建档案等,可以适当延长收集归档时间,但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。

 第三章

 归档的基本要求 1 归档的文件材料须齐全、完整、准确,即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等,不得残缺不齐。

 2、归档的文件材料应系统、条理、规范,即符合文件的自然形成规律,保管期限区分准确,分类科学,组卷合理,卷盒内文件排列有序、条理清楚。

 3、归档进室的档案一定符合要求,案卷题名简明确切,归档目录内容完整准确,统一装订整齐美观,案卷排列及编号符合规定。

 4、机关单位发文应建立“两套制”(打印正文保存两份),机关及撤消单位的档案都要按照国家规定,定期向档案馆移交。

 文书材料归档制度 第一章

 归档范围 1、党、政、工、团各部门在工作中形成和处理的具有保存价值的各类文件材料。

 2、各业务部门在管理活动中形成和处理的具有保存价值非技术性文件材料。

 3、外出参观、学习、开会带回来的及向外单位索取的具有保存价值的非技术性文件材料。

 第二章

 归档时间 归档文件材料按要求整理后,于次年三月底前归档。

 第三章

 归档份数 公司的发文要求归档两套,一套定稿与印件,一套印件。

 第四章

 文书材料整理的质量要求 为了保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用,对归档文件材料整理质量提出如下要求:

 1、为保证归档文件材料整理质量,文件制发一律采用国家标准规定的用纸规格,左侧留有装订线,不在装订线之

 外修改文件或批注意见,起草、修改、签发、文件一律用钢笔或毛笔,使用耐久性较好的书写材料,如墨汁、兰黑及碳素墨水,不准使用铅笔、园珠笔、红墨水和纯兰墨水。

 2、归档的文件材料一定要齐全、完整。

 3、整理文件时,应保持文件的有机联系,以“件”为整理单位,进行文件级整理,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

 4、将文件按年度分开,不同年度的文件一般不得放在一起整理归档;但跨年度的请示与批复应放在复文年整理归档;没有复文的放在请示年整理归档;对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,应按文件落款日期,归入文件形成年度整理归档;跨年度的会议、处理案件等形成的文件,应纳入办结年度整理归档。

 5、归档文件的排列,是在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列,同一事由内归档文件是按文件形成时间的先后顺序排列,或者按文件的重要程度排列;不同事由归档文件是按时间、重要程度等方法排列。同一文件印本在前,定稿在后;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;重要法规性文件定稿在前,历次稿依次排列;结论、决定性文件材料在前,调查依据材料在后。

 6、归档文件的编号与盖章。室编件号是在同一年度内,同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号,编号后形成永久、定期 2 个流水号。①全宗号。②年度。填写此项时,应采用公元纪年,以 4 位阿拉伯数字表示。③保管期限。保管期限分为永久、定期 2 种。④盖章。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水等,也可使用打号机打号。禁止用园珠笔、铅笔、纯兰墨水不耐久的书写材料进行填写,归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置或左上端空白位置;如有文件签发单或收文处理单的,也可盖在文件处理单上端空白位置。这样既可加盖归档章,也便于保护文件正本的原始面貌。归档章尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。

 7、归档文件的编目及格式。①件号。归档文件目录中“件号”是指室编件号,应填写室编件号。②责任者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任都照实抄录,责任过多时可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录。未署责任者的文件,编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。③文号。填写文号项时应照实抄录,代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号,亦不得填写“情况反映”等刊物名称。④题名。填写题名时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。在正题后能够反

 映文件内容时,副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言书写的题名,需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名,或题名含义不清,不能提示或不能全面提示文件内容,应根据文件内容重新拟写或补充标题,并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。此外,有些归档文件的附件独立性强,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规定,或者附件是正文的重要补充和说明。此时应在正件题名后抄录附件题名,处加“()”号。⑤日期。填写日期时应以 8 位阿拉伯数字标注年、月、日,如 2001 年 1 月 17 日,标注为20010117。文件上未注明日期的,编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时,为避免日期项占用的列宽过长,可将表示月、日的数字回行填写,即填为两行,上行为年度,下行为月、日。⑥页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页,空白页不计。大张的文件或图表折叠后,仍按未折叠前有图文的页数计算页数。⑦备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。另外如果有些条目须说明的情况较多,备注栏难以填写时,可在备注栏中加注“*”号,将具体内容填入备考表中。⑧打印归档文件目录时,鉴于目录中不同条目的内容长度不同,占用空间也不同,目录中的行距允许有所不同。⑨归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录及封面用纸幅面尺寸统一为国际标准 A4 型。

 8、归档文件的装订及装盒。①永久保管文件的装订。“件”内文件材料去掉金属物,对破损文件进行修裱,对字迹模糊或易退变的文件进行复制,对过大的文件进行折叠等。然后将“件”内的各页以左、下侧对齐,采用三孔一线装订法装订。②定期保管文件的装订。“件”内文件保持原样,按顺序排列后以件为单位用订书机装订。③装盒。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相对应的排列顺序相一致,不同形成年度的归档文件不应收入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。

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